1. Propósito
El propósito de esta política es establecer un marco efectivo para la identificación, evaluación, gestión y mitigación de los riesgos operativos de Innventure. Asimismo, busca garantizar el manejo eficiente del archivo de documentos, asegurando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, en conformidad con las normativas legales aplicables.
2. Alcance
Esta política se aplica a todas las actividades, procesos y empleados de Innventure. Abarca la identificación y gestión de riesgos operativos, así como el manejo y archivo de documentos generados o recibidos por la organización.
3. Principios Generales de Manejo de Riesgos Operativos
3.1 Identificación de Riesgos: Todos los departamentos deben identificar los riesgos potenciales asociados con sus operaciones y actividades.
3.2 Evaluación de Riesgos: Los riesgos identificados deben ser evaluados en términos de probabilidad y impacto, priorizando aquellos que puedan afectar significativamente las operaciones de Innventure.
3.3 Mitigación de Riesgos: Implementar medidas de mitigación adecuadas para reducir o eliminar los riesgos operativos identificados, asignando responsabilidades claras.
3.4 Monitoreo y Revisión: Realizar un monitoreo continuo de los riesgos y revisar periódicamente las estrategias de mitigación para asegurar su efectividad.
4. Principios Generales de Archivo de Documentos
4.1 Integridad de los Documentos: Mantener la precisión y consistencia de los documentos, asegurando que reflejen la información completa y correcta.
4.2 Confidencialidad: Proteger la información sensible y asegurarse de que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos confidenciales.
4.3 Disponibilidad: Asegurar que los documentos estén accesibles para quienes necesiten consultarlos, con procedimientos claros para su recuperación.
4.4 Cumplimiento Normativo: Cumplir con todas las leyes y regulaciones pertinentes al manejo de documentos, incluyendo las directrices establecidas por la Guía G-GESAL-03 y el Decreto 92 de 2017.
5. Gestión de Riesgos Operativos
5.1 Creación de un Registro de Riesgos: Establecer y mantener un registro centralizado de todos los riesgos identificados, junto con las medidas de mitigación correspondientes.
5.2 Planes de Continuidad Operativa: Desarrollar planes de continuidad que permitan la recuperación rápida y eficiente de operaciones críticas en caso de interrupciones.
5.3 Capacitación del Personal: Proveer capacitación regular al personal sobre las prácticas de gestión de riesgos y la importancia del manejo adecuado de riesgos operativos.
6. Archivo de Documentos
6.1 Clasificación y Organización: Los documentos deben ser clasificados y organizados de manera lógica y accesible, utilizando sistemas de archivo que faciliten la localización y recuperación de la información.
6.2 Procedimientos de Almacenamiento: Implementar procedimientos de almacenamiento seguros tanto para documentos físicos como digitales, asegurando su protección contra pérdida, daño o acceso no autorizado.
6.3 Retención y Eliminación de Documentos: Establecer y seguir directrices claras sobre los periodos de retención de documentos y su eliminación segura una vez expirado dicho periodo.
7. Monitoreo y Cumplimiento
7.1 Auditorías Internas: Realizar auditorías internas regulares para evaluar la efectividad de la gestión de riesgos y el manejo de documentos, asegurando el cumplimiento de esta política.
7.2 Mejora Continua: Incorporar prácticas de mejora continua para optimizar los procesos de gestión de riesgos y archivo de documentos, basándose en los resultados de auditorías y
8. Revisión de la Política
Esta política será revisada cada dos años o cuando sea necesario para asegurar que permanece actualizada y efectiva, adaptándose a cambios organizativos o regulatorios.
9. Contacto para Consultas
Para consultas relacionadas con esta política, por favor contactar al Departamento de Etica de Innventure a través del correo electrónico: etica@innventure.org.